販売管理システムは、店舗や企業のビジネスにおいて中心となるシステムで、ビジネスをスムーズに進めるためには現在、欠かせません。販売管理だけではなく、在庫管理や経理などについても統合されているので、自社のビジネスに合ったシステムを導入すれば、飛躍的にビジネスを効率化することができますが、あまり考えずに自社ビジネスに合わないシステムを導入してしまい、失敗してしまったというケースも少なくないようです。この記事では、販売管理システムそのものや、システム導入前に考慮すべきことについてご紹介していきます。
販売管理システム
販売管理システムは、店舗や企業の業務を、主に「販売管理」「在庫管理」「購買管理」の面を効率よく進めるためにデザインされたシステムです。規模の大きい企業においては、まず間違いなく販売管理システムは導入されています。販売管理システムは、先に挙げた業務以外の業務とも連携が可能なものが多く、自社の業務に合ったシステムを選べば、ビジネスの課題を克服し、格段に効率化することが可能です。たとえば、残業の多い企業や、部署においてデータ統合がなされていない企業、しっかりとした仕事の流れが決まっていないためにミスが日常的に発生している企業などでは、販売管理システムの導入により、業務を飛躍的に効率化することができるでしょう。
販売管理システムは、業種や業務の形態別に、特化したシステムが販売されています。システムによっては、自社に合った形でカスタマイズできるものもあります。最初から中小企業向けに出されているシステムも存在するので、このようなシステムであれば、比較的規模の小さいビジネスをおこなっている小売チェーンなどでも導入しやすいでしょう。
B to Bビジネス、B to Cビジネス、それらのハイブリッド型ビジネスまで、販売管理システムは幅広く対応しています。
販売管理システムのメリット
販売管理システムを導入することでどんなよい効果が現れるのでしょうか。ここからは、販売管理システムを導入するメリットについてご紹介します。
業務効率化と、それによるコスト低減
販売管理システムを導入すると、業務効率化と、業務効率化によるコストの低減が見込めます。販売管理も在庫管理も、購買管理もすべてが連動しているので、それだけでも業務が効率化されることはおわかりかと思います。見積もりから受注、商品の発送、売掛と請求の管理などが、一つのシステム上ですべておこなえるようになります。
データ統合と業務の標準化
販売管理システムを導入すると、システムのデータを全社内で共有することが可能になります。データが共有できると、営業、物流、経理などの関連する分野は、システム上で管理されているデータを共有して業務をおこなえます。これまでは、部署ごとにまったく異なるフォーマットのデータを使っていたなんていうこともめずらしくありませんでしたが、販売管理システムを導入すると、これまで発生しがちだった部署間の不毛な会話やコミュニケーションも、大幅に削減することができるでしょう。
また、販売管理システムを導入することで、社内でのデータ管理や入力の方法はすべて統一されるので、業務の管理自体が楽になります。各部署で独自のスタイルで業務をおこなうと、各部署で業務の質に差が生じてしまいます。社内で同じシステムを使うことで、業務の流れを標準化して、シンプルに従業員教育をするだけで各業務を覚えてもらうことが可能になります。
標準化することは、スタッフの異動に伴う引き継ぎやトラブル発生時の対応などでも効果を発揮します。
データが可視化される
専用の販売管理システムを導入することにより、企業運営に必要なデータが可視化され、必要な対処や業務判断に役立てることが可能になります。データはリアルタイムで確認できるので、特に経営陣にとっては、導入効果は大きいものになるでしょう。もちろん、経営陣だけではなく、店舗管理スタッフなど、ほかの従業員にとってもデータが利用しやすくなるので、仕入れなどの面においても大いに役立つでしょう。
コンプライアンスの強化
販売管理システムの導入により、企業全体で情報共有がおこなわれるようになるので、不正な行為やエラーを防ぐことにつなげられます。
販売管理システムにもデメリットがある？
販売管理システムを導入することで、企業はビジネスをとても効率的にすることができます。しかし、何事でもそうですが、メリットがあればデメリットもある…と言いたいところですが、販売管理システムは、かなりよいとこだらけです。あえて言えばというデメリットはありますので、ここで少しご紹介しておきます。
導入にお金と時間がかかる場合がある
販売管理システムは、企業を丸ごと網羅するシステムなので、大規模な会社になればなるほど、導入にかかるお金や時間がかかる傾向があります。規模がそれほど大きくない企業で、予算が限られている場合は、必要な機能が使えるかどうかをしっかり考慮する必要があります。機能で妥協してしまうと、導入の意味があまりありません。
これまでと業務の流れが変わってしまうことがある
これはメリットでご紹介した「データ統合と業務の標準化」の裏返しです。業務の流れはこれまでともしかしたら変わってしまいます。社内に定着するまでは、少し混乱することもあるかもしれません。
システムの専門家が必要な場合も
販売管理システムは企業の業務の中心となるシステムですから、常に安定して稼働させなければなりません。そのため、導入の形態にもよりますが、システムに関する専門知識を持つスタッフの存在が必要になる場合もあります。
このように、販売管理システムには若干のデメリットもありますが、どれも大きなメリットを得るためには、一定レベルで避けられないものです。全般的に考えると、販売管理システムを導入することで得られるメリットは、デメリットを大きくしのぐでしょう。
販売管理システムに備わる主な機能について
販売管理システムには、すでにご紹介したとおり、主に「販売管理」「購買管理」「在庫管理」といった業務に関する機能が搭載されています。ここからは、その中身についてご紹介していきましょう。
販売管理
販売管理には、商品やサービスの販売に役立つさまざまな機能が搭載されています。
・見積機能
見積機能には、商品やサービスを販売する際の見積もりを入力・印刷、また見積書を検索する機能などが備えられています。
・受注管理
受注管理には、受注を入力・印刷、また受注書の検索などの機能が備えられています。見積書から受注書への変換機能や、CSVファイルなどからのデータ取り込みにも対応しています。
・売上と売掛管理
商品やサービスの売上を管理する機能です。売掛・現金など、支払方法の違いにも対応しているほか、伝票検索やさまざまな集計機能、データ取り込みと出力に対応しています。
・請求管理
売上と売掛管理と連動した請求書印刷などの請求処理、入金を登録することによる消し込みなどの機能が整っています。
購買管理
購買管理には、発注や仕入れ、物流、購買に関わる支払などを管理する機能が備わっています。
・発注管理
発注管理には、発注入力、注文書の印刷やオーダー先別の発注情報などの管理機能が備わっています。
・仕入管理
仕入れ管理には、発注管理と連動した「発注→仕入れ」の入力機能、CSVファイルなどからの情報取り込み、検索などの機能が備わっています。
・出荷管理
出荷管理は、仕入れの予定や出荷指示書の作成や出力などのための機能が備わっています。
・入荷管理
発注した商品の入荷予定や、入荷時に在庫に反映させる機能、データ管理などの機能が備わっています。
・債務管理
支払関連のかんたんな検索機能や、未払となっている支払を依頼・処理するための機能が備わっています。ただ、それほど高度な機能は備わっていないため、会計システムのほうで管理するのが一般的です。
在庫管理
在庫管理では、ショップや倉庫でとても便利に使える在庫管理機能が備わっています。
・棚卸し
ショップや倉庫において棚卸しを実行する機能です。棚卸しの間は、一般の在庫操作はできなくなります。棚卸し用の端末を使った在庫の読み取りに対応しているシステムがほとんどです。
・検索機能
在庫表などを条件別に検索する機能が備わっています。また、CSVファイルなどへの出力にも対応しています。
・調整機能
不良品の発生などで在庫に変動が発生した場合に、調整する機能です。
販売管理システムを導入する前に考えるべきこと
販売管理システムは、ただ導入するだけでは役に立ちません。導入前にしっかりと確認すべきことがあります。
導入効果を推測
適切な販売管理システムを導入することで、業務効率は上がるはずですが、自社のビジネスにおいて、全体的に見て、どれだけの導入効果が得られるのか推測しましょう。販売管理システムの導入には、初期費用だけではなく、ランニングコストも発生します。部署によっては、導入に際し、効果について疑問の声が上がることもあります。すべてをまとめ、どこにどれだけのメリットや効果を生み出せるのかを考え、さらにコストパフォーマンスを上げられるのかどうか確認しましょう。
体制を整備
少し触れましたが、販売管理システム導入以前には、部署ごとに何かしらのシステムを使用している場合があります。販売管理システムを導入する場合、どこの部署も使い勝手のよいものを望みますが、現状のシステムが崩れることに反対する部署や人も出てくるものです。新しいシステムを導入するためには、企業全体をまとめる役割を持つ体制を整備することが大切です。この体制により個々の部署の希望をまとめるだけではなく、システム導入に関わる問題にも対応します。
販売管理システムを選ぶ際のポイント
販売管理システムにはたくさんの種類があり、備わっている機能もさまざまです。選択を間違ってしまうと、自社の業務効率を上げるどころか、逆の結果となってしまうこともあるので、自社にマッチするシステムを導入しなければなりません。ここからは、販売管理システムを選ぶ際のポイントをご紹介します。
業種や業態に特化したタイプ
販売管理システムは、業種や業態に特化したタイプが販売されているので、導入を検討する場合は、まずはこのようなタイプを候補にするとよいでしょう。業界や業態に特化したタイプを選べば、カスタマイズする手間が省けるため、導入コストを抑えられます。
業界や業態に特化したタイプのほかに、汎用型と呼ばれる販売管理システムもあります。それぞれの業界には独特の商慣習がありますが、あまりそのような慣習に影響されない業界であれば、汎用型のシステムを考慮してもよいでしょう。
業界他社が導入している製品
業種や業態に特化したタイプに近いものですが、こちらは、同業他社が導入している製品です。同じ業界で導入実績がある製品になるので、失敗は少ないでしょう。
利用範囲
販売管理システムには、主に販売管理、在庫管理、購買管理の機能が備わっています。しかし、企業によっては、これらをすべて使わない場合も少なくないと思います。システムにより、管理の中身にも違いがあるので、自社でかならず利用する機能を、現在の自社業務から考え、システムを絞り込んでいくとよいでしょう。サービスを販売する場合は、在庫や出荷などの機能は必要ありません。その代わり、納期を管理する機能は必要です。小売業や製造業の場合もそれぞれ、必要な機能と必要でない機能がありますので、自社で利用する機能を考えて選ぶことが大切です。
企業規模
システムが自社の業務に合っていることはとても重要ですが、自社の規模に合っているかどうかも重要な選択ポイントとなります。大企業であれば、導入に際し、お金を十分にかけられるかもしれませんが、中小企業だと難しいと言わざるを得ません。どうしても自社の予算が届かないようであれば、予算に収まる希望に近いシステムを導入して、自社の業務スタイルをシステムに合わせるという考え方もときには必要です。
クラウドかオンプレミスか
販売管理システムには、社外サーバにシステムが置かれているクラウドタイプのサービスと、システム自体を自社のサーバに置くオンプレミスタイプのサービスがあります。
クラウドは、インターネット経由でシステムにアクセスするので、基本的にはどこにいてもシステムにアクセスすることが可能です。カスタマイズに関してはオンプレミスに分がありますが、導入の初期費用が安いことや、メンテナンスの必要がないなど、クラウドには大きな利点があります。
一方のオンプレミスは、社内にシステムを構築するため、どこからでも自由にアクセスするというわけにはいきません。社内ネットワークであり、インターネットにつながなくてもよいので、堅牢なセキュリティを誇ります。ただ、導入には高額なコストがかかります。ネットワークの構築、ハードやソフトもすべて購入しなくてはなりません。
ただ、以上は一般的に見たクラウドとオンプレミスの特徴です。導入のしやすさという面ではクラウドに分があっても、セキュリティやカスタマイズ性ではオンプレミスに分があります。MS Excelなどの一般的なソフトウェアを利用したデータ出力などにも対応しているので、これまでの環境とあまり操作感を変えたくないという場合でも、対応しやすいでしょう。
サポートが充実した製品
販売管理システムは、常に稼働していなければならないものなので、システムの信頼性とともに、困ったときのサポート体制が充実していると安心です。もちろん、自社に責任者を置いて対応するとしても、この点についてはとても重要です。電話サポートの受付時間が自社と重なっているかどうかはかならずチェックしなければならないポイントです。
まとめ
販売管理システムは、商品やサービス、そしてお金を管理するためのシステムです。ご紹介してきたように、システムの導入にはたくさんのメリットがありますが、そのメリットを享受できるかどうかは、正しいシステム選びにかかっています。
販売管理システムは、業界や業種に特化したものが選びやすいのですが、カスタマイズ性が高いシステムであれば、汎用タイプを選んでもよいでしょう。業界や業種によっては使わない機能が豊富に盛り込まれているシステムもあるので、自社の業務内容を考えて選択することで、結果的に導入コストを下げられます。
販売管理システムの導入で業務の効率化を実現できれば、業務内容がよく見えるようになり、可視化された数値や情報を経営判断に役立てられるようになります。現在、部署ごとに統一性がなく、業務に無駄が多い企業の場合、適切な販売管理システムを導入すると、大きく変わることができるのではないでしょうか。