クラウドについて

クラウドは、さまざまなソフトウェアを提供する方法として近年、とても一般的になっています。クラウドは、これまで主流だったオンプレミス型のサービスとは、どのような点で異なるのでしょうか？

クラウド型のサービス

私たちは、日常的にクラウドサービスを利用しています。Googleが提供しているGoogle DriveやGmailは、多くの方が利用していると思います。これらは、私たちが使っているコンピュータにインストールされているわけではなく、サービス自体はインターネット上のクラウドにあります。私たちはインターネットを使ってこれらに接続することにより、サービスを利用しているのです。近年は、オフィスで使用するシステムもクラウドが主流になってきています。
これまではオンプレミス型と呼ばれるサービスがオフィスでは一般的でした。オンプレミス型のサービスはクラウド型のサービスとは異なり、サーバやハードウェア、ソフトウェアを自前で用意して、システムを構築しなければなりませんでした。もちろん、オンプレミス型のサービスにも、セキュリティ面、カスタマイズ性などの点でメリットは多いのですが、いかんせん導入費用がかさむことがネックでした。クラウド型のサービスは、これまではやや弱いとされていたセキュリティやカスタマイズ性の部分でも進化をとげています。では、クラウド型のサービスの優れた点についてご紹介していきましょう。

インターネット経由でかんたん接続

クラウド型のオフィス用ソフトウェアは、インターネットから接続するだけで利用可能です。オンプレミス型の場合は、社内の特定のコンピュータなどからアクセスする必要がありますし、外部からシステムへのアクセスは容易ではありません。クラウド型の場合は、オフィス外からでもネット環境さえあればアクセス可能です。

導入へのハードルが低い

クラウド型のオフィス用ソフトウェアは、システム自体がクラウド上にあるため、社内にサーバを用意する必要はありません。ラップトップコンピュータなど、ソフトウェアを利用するための端末とネット環境は用意する必要がありますが、まずはそれだけあれば利用できるので、導入コストはあまりかかりません。社内にシステムを構築するわけでもないので、システム責任者を置く必要もありません。

メンテナンスの必要がない

クラウド型のオフィス用ソフトウェアの場合、メンテナンスはクラウドサービスを提供する企業がおこないます。ソフトウェアアップデートなども自動的におこなわれるので、利用する企業側は、常に新しいバージョンのソフトウェアを使えます。オンプレミス型の場合は、自分たちで管理・メンテナンスをおこなわなければならないため、メンテナンスの費用もふくらみます。

リアルタイムで多拠点のデータが反映される

クラウド型のオフィス用ソフトウェアは、店舗や支店などの複数拠点のほか、出張やワーク・フロム・ホームの社員などが同時に使用することが可能です。データはリアルタイムで処理されるので、接続しているスタッフは、常に新しいデータを利用することが可能です。これは、店舗における受注状況などもほかの拠点から把握することが可能なことを意味します。

クラウドのセキュリティについて

これまで、オンプレミス型のソフトウェアが多く使われていた理由のひとつとして、このセキュリティ面での信頼性が挙げられます。確かにオンプレミス型は、自社のネットワーク内にシステムをインストールして使用するため、外部からのアクセスが困難。これによりセキュリティが保たれていました。しかし、データにアクセス可能な端末が限られることは、オンプレミス型の大きなデメリットでした。クラウド型のサービスは、オンプレミス型のデメリットの多くをカバーしていることもあり、利用が広がっていったと考えられます。
クラウド型のオフィス用ソフトウェアのデータは、厳重なセキュリティにより保護されたデータセンターにあります。ネットの接続障害やサイバー攻撃にも耐え、サービスが止まることのないよう、強固な防御システムが組まれているので、安心して利用することが可能です。
クラウド型のサービスにもデメリットがないわけではありません。クラウド型はシステムへの接続にインターネットが欠かせないため、これがダウンしてしまえば使えませんし、ネットを経由することで、どうしても読み込みや書き込みのスピードが遅くなってしまう場合もあります。最近のシステムは、業務に影響するようなスピードの低下はほとんど考えられませんが、クラウド型のサービスを選ぶ際は、サービス自体の信頼性も考慮するべきでしょう。

まとめ

クラウド型のオフィス用ソフトウェアについて、そのメリットを中心にご紹介してきました。クラウド型のオフィス向けサービスは現在、とても豊富にそろっていて、販売管理システムも個性的な製品が数多く販売されています。システム導入を検討する際は、個々の製品の特徴と、自社のスタイルを考慮して選ぶことが重要です。